Der Leuchtturm Blog

Synchronisation des Handy mit MS Outlook

Wie schon vorab berichtet, habe ich mir Anfang des Jahres ein neues Handy gegönnt. Warum mich der HTC Touch so sehr begeistert werde ich im Detail ein anderes Mal beschreiben - heute will ich nur auf den Vorteil der Synchronisation mit MS Outlook etwas näher eingehen.

Schon seit jeher habe ich alle meine Termine, Aufgaben und Kontakte akribisch unter MS Outlook gepflegt und gehegt. Über 350 private und geschäftliche Adressen befinden sich derzeit in meinem virtuellen Adressbuch. Ich habe dort nicht nur Telefonnummern erfasst, sondern auch E-mail-Adressen, Geburtstage, Anschriften, Internetadressen und persönliche Notizen. Ihr könnt Euch sicher gut vorstellen, dass eine solche Sammlung neben seinem praktischen Nutzen einen gewissen ideellen Wert hat, da u.a. somit auch "alte Bekannte" dauerhaft erhalten bleiben.

Und nun stellt Euch mal vor, Ihr müsstet diese Sammlung beim Neukauf eines Handys jedesmal wieder neu erfassen. Ich mag gar nicht daran denken; abgesehen davon, dass wahrscheinlich einige Kontaktdaten "unter den Tisch fallen" würden, um den Aufwand der Neuerfassung zu verringern.

Mit einem Pocket PC Betriebssystem auf dem Handy ist es eine Kinderspiel, diese wichtigen Informationen minutenschnell wieder auf den kleinen elektronischen Begleiter zu überspielen. Anhand einiger Beispiele möchte ich Euch kurz den praktischen Nutzen der Kombination von PC und Pocket PC mit Blick auf die Outlook-Synchronisation verdeutlichen:

• Wichtige Adressen und Notizen stehen unterwegs für die Eingabe in das Navigationsgerät immer parat, da ja das Handy fast immer dabei ist.
• Die unter den Kontaktdaten erfassten Geburts- und Jahrestage werden natürlich automatisch in den Kalender eingetragen und nehmen bei Bedarf ihre wichtige Erinnerungsfunktion wahr. Dies gilt z.B. insbesondere für den Hochzeitstag :-)
• Termine, Aufgaben, Kontakte, Notizen und auf Wunsch auch E-Mail (z.B. der letzten zwei bis drei Tage) werden in beide Richtungen synchronisiert, d.h. eine Aktualisierung auf der einen Seite wird automatisch auf die andere Seite übertragen.
• Selbstverständlich werden auch die mühsam gesammelten Kontakt-Bilder synchronisiert. Dies war bei der Datenerfassung für mich persönlich der größte Aufwand, da ich zu den privaten Kontakten jeweils eine Portraitaufnahme und zu den geschäftlichen Kontakten die Firmenlogos in Outlook eingebunden habe. Ist zwar eine Spielerei - aber eine sehr hübsche. Wenn das Handy klingelt und das entsprechende Portrait des Anrufers angezeigt wird, ist das schon eine tolle Sache.
• Termin- bzw. Teilnehmerabfragen via E-Mail können - wie unter MS Outlook gewohnt - auch per Handy initiiert und abgefragt werden.
• E-Mails lassen sich auch mit dem Handy erstellen und je nach Bedarf sofort via GPRS (oder dergleichen) versenden und empfangen oder aber - wenn es nicht eilt - automatisch bei der nächsten Synchronisation mit dem Desktop-PC, womit ich zudem teure GPRS-verbindungskosten spare.